Pengertian Dan Bentuk-Bentuk Surat

Pengertian Surat

    Surat merupakan salah satu instrumen penting dalam menjalankan komunikasi tertulis yang hingga saat ini masih sering dilakukan antar perusahaan. 

   Surat resmi yang biasa digunakan dalam surat dinas mau pun surat niaga memiliki bentuk – bentuk surat yang baku.

Bentuk-Bentuk Surat

  Bentuk – bentuk surat ini dapat digunakan untuk tujuan atau fungsi penulisan surat secara tertentu mau pun secara umum. Bentuk-bentuk surat diantaranya:

1.      Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
2.      Bentuk lurus (Block Style)
3.      Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

4.      Bentuk lekuk (Indented Style)

5.      Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)

6.      Bentuk resmi (official Style)

 

1.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

    Penulisan pada surat bentuk lurus penuh, penulisan dari bagian – bagian suratnya, semua dimulai dari bagian kiri. Bentuk lurus penuh yang juga disebut sebagai bentuk full block style ini pun memiliki patokan batasan ukuran yang digunakan. Untuk ukuran pada batas pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau untuk batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).

Contoh Surat Bentuk Lurus Penuh:

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

2.      Bentuk lurus (Block Style)

   Surat yang ditulis dalam bentuk lurus pada dasarnya mirip dengan bentuk surat lurus penuh. Perbedaan dari kedua jenis surat ini hanya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan, dimana pada surat bentuk lurus diketik di sebelah kanan atas.

Contoh Surat Bentuk Lurus :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3.      Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)

     Bentuk surat setengah lurus merupakan campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Dalam penulisan surat bentuk setengah lurus, pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk surat lurus, sedangkan pada pengetikan isi suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yakni di setiap alinea masuk lima hentakan.

Contoh Surat Bentuk Setengah Lurus :

 Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4.      Bentuk lekuk (Indented Style)

    Bentuk surat lekuk pada intinya ditulis hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya saja, terdapat perbedaan yang terletak pada penulisan alamat tujuan yang bergerigi.

Pada baris pertama dari penulisna surat bentuk lekuk atau indented style, dimulai dari margin kiri. Sedangkan untuk baris kedua dan seterusnya dimulai dengan menjorok sebanyak lima hentakan.

Selain itu, untuk pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan diketik di sebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru, pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.

Contoh Surat Bentuk Lekuk :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5.      Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)

    Bentuk surat menggantung dalam pengetikannya pada baris pertama setiap alinea, diketik di sebelah kiri. Sedangkan kemudian, untuk baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

Contoh Surat Bentuk Menggantung :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

                     

6.      Bentuk resmi (official Style)

    Bentuk surat resmi ini merupakan jenis surat yang sering dipakai oleh instansi – instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas. Format penulisan surat bentuk resmi, pada bagian alamat diketik di sebelah kanan, sedangkan di bagian kiri diketik dengan nomor, lampiran dan perihal.

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main.

Contoh Surat  Bentuk Resmi:

Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
a. Kepala Surat (Instansi Surat)
b. Leher Surat (Identitas Surat)
c. Tubuh Surat (Penjelasan Isi Surat)
d. Kaki Surat (Sumber Surat)